Rapport sur notre engagement dans la lutte contre l’esclavage moderne
Date d’entrée en vigueur : 1er juillet 2023
Version 5.0
Staples Promotional Products Canada LTD (Articles promotionnels Staples ou SPP) (nous, notre) s’engage à respecter les droits de la personne et s’oppose à toutes les formes d’esclavage moderne (terme qui inclut le travail forcé et le travail des enfants). Le présent rapport est publié conformément à l’article 11 de la Loi canadienne sur la lutte contre le travail forcé et le travail des enfants dans les chaînes d’approvisionnement (la Loi) pour l’exercice financier se terminant le 3 février 2024.
Ce rapport décrit les éléments de notre programme en matière de droits de l’homme pour notre exercice 2023, qui continue d’évoluer et d’intégrer les meilleures pratiques mondiales telles que celles incarnées par les Principes directeurs des Nations unies relatifs aux entreprises et aux droits de la personne (UNGP).
1. Notre structure, nos activité et nos chaînes d’approvisionnement
Staples Promotional Products Canada Ltd. (Articles promotionnels Staples, Canada) est un distributeur d’articles promotionnels de marque, au service de clients appartenant à un large éventail d’industries. Il s’agit d’une entreprise privée canadienne, dont le siège social se trouve à Vaughan, en Ontario. Nous distributions une grande variété d’articles promotionnels, de cadeaux et de marchandises. Les articles les plus courants sont des boissons, des sacs, des vêtements et des chapeaux de marque (y compris les uniformes), des stylos, des produits alimentaires et des carnets d’écriture.
2. Risques liés à l’esclavage moderne dans nos exploitations et nos chaînes d’approvisionnement
In 2023, Staples Promotional Products implemented a process to identify risks associated with forced labour and child labour in its supply chains and has undertaken a variety of actions to address and mitigate these risks. We periodically conduct and review social audits and have not uncovered any forced or child labour.
Certains facteurs, biens et zones géographiques, sont connus pour présenter un risque élevé d’utilisation de l’esclavage moderne. Les facteurs à haut risque comprennent l’utilisation de travailleurs migrants, l’embauche de main-d’œuvre externalisée et les services à forte intensité de main-d’œuvre. Les biens à haut risque comprennent des articles tels que le coton, l’électronique et les textiles. Les zones géographiques à haut risque comprennent, entre autres, le Bangladesh, la Chine, l’Inde et la Malaisie. Dans la mesure ou les fournisseurs d’Articles promotionnels Staples opèrent dans ces environnements à haut risque, Articles promotionnels Staples est consciente des risques et surveille de près leurs activités.
3. Mesures prises pour évaluer et traiter les risques liés à l’esclavage moderne
(a) Évaluation et gestion des risques
Articles promotionnels Staples a élaboré et mis en œuvre un plan d’action pour lutter contre le travail forcé et/ou le travail des enfants. À partir de 2023, nous avons entamé un processus d’identification des risques. En plus d’avoir des codes de conduite pour les employés, les fournisseurs et les fournisseurs, nous examinons périodiquement les audits sociaux et n’avons découvert aucun cas de travail forcé ou de travail des enfants.
(b) Nos normes, politiques et procédures de diligence raisonnable en matière de travail forcé et de travail des enfants
SPP a mis en place des politiques et des protocoles solides pour s’assurer que tous les produits qu’il achète sont fabriqués conformément à la législation en vigueur. Tous les fournisseurs qui livrent des produits à SPP sont tenus par contrat de fabriquer les produits conformément à la législation en vigueur.
En outre, nous exigeons de nos fournisseurs qu’ils signent notre conformité au code de conduite et la transparence de la chaîne d’approvisionnement de Xinjiang. Nous demandons à nos fournisseurs de mettre en œuvre des mesures de diligence raisonnable, de surveiller leurs chaînes d’approvisionnement et de signaler tout problème à SPP.
Des outils tels qu’EcoVadis sont utilisés dans nos chaînes d’approvisionnement pour renforcer nos capacités de contrôle et assurer la transparence. Le contrôle de la chaîne d’approvisionnement est un processus continu. Les risques globaux évolueront et nous nous engageons à poursuivre nos efforts en matière d’éducation, de surveillance et de traitement de ces risques. Articles promotionnels Staples utilise diverses ressources pour se tenir informé des risques dans les secteurs industriels et les régions.
Les politiques et l’approche d’Articles promotionnels Staples en matière de prévention du travail forcé et du travail des enfants ont été élaborées sur la base des normes internationales en matière de travail et droits de la personne, ainsi que des meilleures pratiques en vigueur dans le monde des affaires. Les politiques spécifiques de SPP sont les suivantes :
- Notre Code de conduite exige des associés d’Articles promotionnels Staples qu’ils agissent toujours de manière légale, éthique et dans l’intérêt primordial d’Articles promotionnels Staples. Articles promotionnels Staples apprécie l’égalité et la diversité et offre par conséquent l’égalité des chances dans tous les aspects de l’emploi.
- Le Code de conduite des fournisseurs s’applique à tous les fournisseurs qui nous fournissent des produits promotionnels de marque (produits portant des renseignements sur la marque de commerce Staples et/ou des renseignements sur les marques des clients de SPP). Le Code de conduite des fournisseurs définit des normes éthiques, juridiques et professionnelles auxquelles les fournisseurs doivent se conformer. Le principe 1 du Code de conduite des fournisseurs stipule que les fournisseurs ne recourront pas au travail forcé, que ce soit sous la forme d’un travail en prison, d’un travail sous la contrainte, d’un travail en servitude ou sous toute autre forme. Le principe 2 stipule que les fournisseurs ne recourront pas au travail des enfants. Le Code de conduite prévoit en outre que les fournisseurs doivent permettre à leurs employés de conserver leurs propres documents d’identité afin de pouvoir démissionner à tout moment. Les fournisseurs ne doivent pas embaucher des personnes dont l’âge est inférieur à l’âge minimum requis par les lois de la juridiction applicable, ou à l’âge minimum d’achèvement de la scolarité obligatoire, ou à l’âge minimum d’emploi requis par la loi dans le pays de fabrication, selon l’âge le plus élevé.
- Les Contrats avec les fournisseurs incluent notre code de conduite des fournisseurs, qui exige que les fournisseurs de SPP ne se livrent pas, activement ou passivement, directement ou indirectement, au travail forcé ou au travail des enfants. Il exige que les fournisseurs se conforment à toutes les lois, règles et réglementations applicables au niveau de l’État, de la province, du gouvernement fédéral et de la municipalité. En outre, les fournisseurs doivent s’assurer qu’un contrat de sous-traitance a été conclu et qu’il comprend des conditions qui ne sont pas moins restrictives que celles que le fournisseur direct a acceptées.
(c) Mécanismes de signalement des préoccupations et des plaintes
SPP dispose d’un solide système de responsabilité, comprenant un service des ressources humaines et un bureau d’éthique et de conformité. Si les employés craignent que le code de conduite ne soit pas respecté, ils sont encouragés à le signaler au service compétent. SPP dispose également d’une ligne d’assistance en ligne appelée EthicsLink, que les associés peuvent utiliser pour signaler des problèmes d’éthique.
(d) Mesures prises pour remédier au travail forcé ou au travail des enfants
SPP n’a pas identifié de travail forcé ou de travail des enfants dans ses activités et ses chaînes d’approvisionnement, ni de perte de revenus pour les familles vulnérables résultant des mesures prises pour éliminer le recours au travail forcé ou au travail des enfants dans ses activités et ses chaînes d’approvisionnement.
(e) Formation des employés sur le travail forcé et le travail des enfants
SPP organise une formation à l’intention des nouveaux employés, qui couvre les politiques de l’entreprise et notre code de conduite. En dehors de cette formation standard, les services organisent des formations spécialisées en fonction du rôle de l’employé.
Après la formation initiale, les collaborateurs sont tenus de suivre régulièrement des formations complémentaires. La formation continue est administrée en fonction de la fonction.
Articles promotionnels Staples revoit et met à jour les programmes de formation chaque année ou en cas de modification de la législation ou de la réglementation. Nous sensibilisons nos employés à nos politiques et procédures par le biais d’une communication régulière avec les différents associés jouant un rôle opérationnel et par le biais de programmes de formation formels. Ces programmes sont personnalisés en fonction des besoins de l’entreprise. Par exemple, la formation de notre équipe de conformité traite à la fois le sujet du travail des enfants et du travail forcé et est dispensée par de multiples sources tierces. Les formations sont suivies tout au long de l’année par l’équipe de conformité qui sert d’experts en la matière pour l’organisation. En 2023, l’équipe de conformité a cumulé 40 heures de formation portant spécifiquement sur le travail forcé et le travail des enfants. Certaines formations exigent la réussite d’un examen pratique, mais pas toutes. La formation continue est une exigence pour l’équipe de conformité afin de s’assurer que nous restons des experts dans l’industrie des produits promotionnels.
4. Évaluer l’efficacité de nos actions
Articles promotionnels Staples revoit régulièrement ses politiques et procédures relatives à l’esclavage afin d’en évaluer l’efficacité.
Nous révisons au moins une fois par an nos politiques et procédures en demandant aux responsables des unités commerciales de mettre à jour leurs parties des politiques, des procédures et des contrats. SPP communique régulièrement à sa chaîne d’approvisionnement des outils et des ressources en rapport avec les questions/préoccupations actuelles et/ou émergentes en matière de chaîne d’approvisionnement. SPP se réserve le droit de demander des copies des audits sociaux existants ou d’exiger que de nouveaux audits sociaux soient réalisés au sein de notre chaîne d’approvisionnement. Nous exigeons que les audits soient réalisés par des organisations tierces agréées et qu’ils aient un format reconnaissable tel que SMETA 4-Pillar, amfori BSCI ou Responsible Business Alliance (RBA). Lorsque nous examinons les audits des fournisseurs, nous leur demandons de travailler sur leurs plans d’action correctifs afin de résoudre les problèmes en suspens et de faire preuve d’une amélioration continue. Les audits doivent être effectués à une fréquence régulière. La fréquence prévue est déterminée par des critères tels que, mais sans s’y limiter, les résultats de l’audit et l’emplacement de l’installation auditée.
5. Conclusion
Nous nous engageons à prévenir et à éradiquer toutes les formes d’esclavage moderne dans les procédures et les chaînes d’approvisionnement de SPP. Nous continuerons à revoir régulièrement nos processus, nos pratiques et nos politiques afin de nous assurer que cet objectif est atteint.